Vaststellen
- Wanneer vaststellen
- Hoe vaststellen
- Wat stuurt u mee
- Wanneer indienen
- Na uw vaststellingsaanvraag
- Uitbetaling
Wanneer vaststellen
U kunt uw subsidie vaststellen vanaf het moment dat u de toewijsbrief over uw subsidie heeft ontvangen.
U moet uw investeringen binnen de periode zoals aangegeven in uw investeringsplan en de begroting hebben uitgevoerd. Na de investering heeft u dan nog vier maanden de tijd om vaststelling van uw subsidie bij ons aan te vragen.
Hoe vaststellen
U kunt het vaststellingsformulier hieronder downloaden.
Wat stuurt u mee
Stuur bij uw aanvraag voor subsidievaststelling de volgende bijlagen mee:
- Eindverslag
- Accountantsverklaring, bij een subsidiebedrag van meer dan € 125.000
- Financiële verantwoording, bij een subsidiebedrag van meer dan € 125.000
- Facturen en betaalbewijzen, bij een subsidiebedrag van minder dan € 125.000
Het eindverslag
Het eindverslag bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Een inhoudelijk verslag. Hierin geeft u duidelijk aan wat de concrete activiteiten zijn geweest en wat het effect hiervan is. Neem de volgende punten in het verslag op:
- de bestemming en besteding van het subsidiebedrag in relatie tot de cofinanciering
- in hoeverre de voorziening waarvoor de subsidie is aangevraagd is gerealiseerd
- een beschrijving van de samenwerking tussen de ondertekenaars van de samenwerkingsovereenkomst
- een evaluatie van de mate waarin de realisatie heeft bijgedragen aan het doel van de investering
- de verwachtingen over de exploitatie van de voorziening
2. een financieel verslag met daarin:
- een financieel overzicht van de gemaakte en betaalde kosten van de investering
- een financieel overzicht van de exploitatie van de voorziening voor een periode van tenminste vijf jaar. Een format hiervoor vindt u bij Aanvragen.
Uit het financieel overzicht van de gemaakte en betaalde kosten moet blijken welke kosten u vanaf het begin van de voorziening heeft gemaakt. De indelingen van de kostenposten die onder de subsidie vallen en van de kostensoorten moeten aansluiten bij de goedgekeurde begroting van uw aanvraag. Vermeld in uw overzicht ook de factuurdatum en het factuurnummer van de betaalde kosten.
Betalingsoverzicht
In het betalingsoverzicht verantwoordt u de kosten die u heeft gemaakt sinds de start van uw project. U verwerkt hierin ook de loonkosten en de kosten van eigen arbeid. Dit is alleen nodig als deze kosten onder de subsidie vallen. De indeling van de kostenposten die onder de subsidie vallen en de kostensoorten moeten aansluiten bij het ‘Overzicht kosten’ dat u heeft ontvangen bij de toewijsbrief. Het betalingsoverzicht kunt u hieronder downloaden.
Accountantsverklaring
De accountant heeft een grote rol bij de verantwoording. Hij controleert niet alleen of uw aanvraag aan de algemene voorwaarden voldoet, maar ook de juistheid van de financiële verantwoording. De accountant vult zijn conclusies in op een standaard accountantsverklaring. Deze accountantsverklaring heeft u ontvangen met de toewijsbrief.
Financieel overzicht
Het financiële overzicht bevat uw financiële verantwoording. Hierin geeft u aan wat de werkelijke kosten zijn geweest van het project en hoe deze zijn gefinancierd. De financiële verantwoording bestaat uit een gedetailleerde eindafrekening en een financieringsoverzicht.
Eindafrekening
In de eindafrekening maakt u onderscheid tussen de verschillende kostenposten die onder de subsidie vallen. De indeling van deze kostenposten en kostensoorten/activiteiten van de eindafrekening moet overeenkomen met het overzicht van de subsidiabele kosten dat is meegestuurd met de toewijsbrief en eventuele wijzigingen daarop. U hoeft alleen de projectonderdelen te verantwoorden waarvoor subsidie is toegekend.
Financieringsoverzicht
In het financieringsoverzicht geeft u aan op welke manier de projectkosten zijn gefinancierd. U specificeert per financier de bijdrage aan de financiering van de kosten. Eventuele andere subsidies of overheidsfinanciering moeten duidelijk en afzonderlijk uit dit overzicht blijken.
Als de werkelijke kosten hoger zijn dan de begrote kosten, leidt dit niet tot vaststelling van een hoger subsidiebedrag dan wij hebben toegewezen.
Het moet duidelijk zijn dat de accountantsverklaring bij uw financiële verantwoording hoort. Geef de financiële verantwoording bijvoorbeeld een naam en datum, en vermeld deze op de accountantsverklaring. Verder moet de naam van de accountant op de financiële verantwoording staan samen met een waarmerk.
Facturen
Op de facturen staan uw naam, de factuurdatum en de kosten per activiteit. Heeft u meerdere facturen? Scan deze in en maak er één pdf-bestand van.
Betaalbewijzen
Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift, of een print van uw rekeningoverzicht op internet. De betaalbewijzen moeten voldoen aan deze voorwaarden:
- U heeft duidelijk aangegeven welke activiteiten door u zijn betaald.
- Op betaalbewijzen via internetbankieren staat in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres en woonplaats en de rentedatum.
Is er verschil tussen de bedragen die u betaald heeft en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op dit bewijsstuk. Heeft u meerdere betaalbewijzen? Scan deze in en maak er één pdf-bestand van.
Wanneer indienen
Stuur uw aanvraag voor subsidievaststelling uiterlijk vier maanden na de einddatum van de activiteiten voor het tot stand bregen van de voorziening naar ons toe. Stuur ook de verplichte bijlagen mee. Stuur alles naar:
Dienst Regelingen
t.a.v. Regeling Praktijleren
Postbus 322
9400 AH Assen
Na uw vaststellingsaanvraag
Na ontvangst van uw aanvraag controleren wij of uw aanvraag volledig is en krijgt u hierop bericht van ons. Als er gegevens of stukken ontbreken, dan heeft u maximaal veertien dagen de tijd om de ontbrekende informatie aan te leveren.
Nadat wij uw aanvraag en alle bijlagen hebben ontvangen, berekenen wij het definitieve subsidiebedrag. U ontvangt binnen acht weken na ontvangst van de volledige aanvraag een beslissing. De werkelijk gemaakte en betaalde kosten vormen daarbij het uitgangspunt. Zijn de totale werkelijke kosten hoger dan de begrote kosten, dan leidt dit niet tot vaststelling van een hoger subsidiebedrag dan het bedrag dat is toegekend bij subsidieverlening.
Uitbetaling
Als wij uw aanvraag voor subsidievaststelling goedkeuren, krijgt u hierover een brief. Hierin staat het bedrag dat u krijgt. Daarna storten wij het bedrag binnen enkele weken op uw rekening. Is het bedrag op uw rekening lager dan in deze brief? Dan hebben wij het voorschot dat u heeft ontvangen verrekend met het subsidiebedrag. Heeft u geen voorschot gekregen? Dan hebben we het subsidiebedrag verrekend met een factuur die u moest betalen aan EL&I. Hierover krijgt u apart bericht.
